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Comment embaucher un salarié au Luxembourg

Ce guide explique comment publier correctement un poste vacant, sélectionner un candidat pour ce poste et éviter d'enfreindre la législation sur la protection des données.

Dernière mise à jour
07.10.24

La recherche et l'embauche de salariés est une étape importante dans le développement de toute entreprise et un processus complexe qui nécessite une immersion totale. Il est important de savoir quels spécialistes sont nécessaires en ce moment, quels moyens utiliser, comment embaucher des employés en dehors de l'UE et bien d'autres nuances.

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Procédure étape par étape
Décider d'ouvrir un poste vacant
2-3 mois
Effectuer l'orientation des nouveaux employés
Décider d'ouvrir un poste vacant
Publier une annonce d'emploi
Publier les offres d'emploi au public
Choisir un candidat
Signer un contrat de travail
Soumettre une déclaration à la CCSS concernant l'embauche d'un nouvel employé
Effectuer l'orientation des nouveaux employés

Un certain nombre de facteurs, tant internes qu'externes, peuvent entraîner la nécessité d'embaucher un nouveau salarié.

Les facteurs internes qui vous incitent à rechercher un nouvel employé
Licenciement
Retirement
Congé de maternité
Congé d'études
Les facteurs externes qui vous incitent à rechercher un nouveau salarié
Nouvelles lois et réglementations
Avancées technologiques
Changements économiques
Changements dans la politique étrangère

Ce qu'il faut prendre en compte en cas de vacance de poste

  • L'employeur doit d'abord considérer et recruter ses anciens employés lorsqu'un nouveau poste se libère dans leur domaine.
  • L'employeur doit d'abord informer l'ADEM, puis ses employés temporaires de la vacance du poste (s'il s'agit d'un poste permanent).

Une fois le budget, le profil requis et l'urgence de la sélection déterminés, l'employeur doit soumettre une déclaration de vacance de poste à l'ADEM (Agence nationale pour l'emploi au Luxembourg).

Comment soumettre un poste vacant à l'ADEM

  1. Remplir le formulaire sur Guichet.lu et l'envoyer à l'ADEM au moins 3 jours avant l'annonce publique de la recherche (dans les médias, sur les portails spécialisés).

    Vous pouvez soumettre un avis dans la section "Déclaration d'un poste vacant" en utilisant le formulaire de soumission en ligne.

  2. Attendre la réponse de l'ADEM à la réception de la déclaration de vacance.

    L'Agence nationale pour l'emploi envoie à l'employeur un courrier électronique de confirmation indiquant le nom du consultant chargé de toutes les questions de recrutement.

  3. Trouver un employé dans les 2 mois

    L'offre d'emploi est valable pendant deux mois, après quoi elle sera automatiquement clôturée. Si vous n'avez pas trouvé le bon candidat pendant cette période, vous devez contacter le service d'assistance de l'ADEM et demander une prolongation par e-mail à l'adresse employeur@adem.etat.lu ou par téléphone au +352 247-88000.

  4. Publier l'offre d'emploi sur EURES, le portail européen sur la mobilité de l'emploi

    Après notification à l'ADEM, les employeurs qui souhaitent étendre leur recherche sur le marché européen peuvent utiliser EURES.

Qu'est-ce que la priorité d'emploi ?
Qui est tenu d'introduire une déclaration de recherche d'emploi auprès de l'ADEM ?
Quelles sont les étapes à suivre dans le formulaire en ligne lors du dépôt d'une déclaration ?

Une fois que l'ADEM a été notifiée, vous pouvez publier le poste auprès de toutes les sources disponibles susceptibles d'aider à trouver un professionnel.

Portails spécialisés

Vous pouvez rechercher des employés en utilisant des sites d'offres d'emploi en ligne. Vous pouvez par exemple utiliser jobs.lu et jobfinder.lu pour publier des offres d'emploi et communiquer avec des candidats potentiels.

Salons de l'emploi

Ces événements sont organisés régulièrement et les entreprises peuvent en profiter pour trouver de jeunes professionnels talentueux et présenter leurs postes vacants au marché du travail luxembourgeois.

Agence de recrutement

Il est également possible de faire appel à une agence de recrutement spécialisée, mais il convient de préciser qu'elle opère conformément à la législation luxembourgeoise.

Médias sociaux et site web de l'entreprise

Si le site web de l'employeur dispose d'une section "carrières", il vaut la peine d'y publier une offre d'emploi. Vous pouvez également utiliser les médias sociaux tels que LinkedIn.

Les médias

Tout média qui publie une sélection d'offres d'emploi peut être utile lorsque vous devez faire connaître votre recherche d'un employé.

Recherche par liens de référence

Les employés actuels peuvent recommander une offre d'emploi à leurs contacts s'ils remplissent les conditions requises. Cette recherche est déclenchée par des recommandations que les employés internes partagent avec des candidats potentiels. Si la recommandation aboutit et que le candidat est embauché, le titulaire du poste est rémunéré.

Lorsqu'un employeur commence à rechercher un candidat pour un poste vacant, il a un objectif précis en tête : sélectionner, parmi plusieurs candidats, la personne qui répondra le mieux aux exigences du poste à pourvoir. Cela implique généralement d'évaluer les connaissances, les compétences, les aptitudes et le profil psychologique des candidats potentiels. Les employeurs s'acquittent généralement de cette tâche en interne ou font appel à des agences de recrutement.

Lorsqu'ils recherchent le bon candidat, les employeurs doivent disposer d'une stratégie d'embauche actualisée qui peut comprendre les éléments suivants :

Présélection
Interview
Vérification
Offre ou engagement

Tout employeur qui a l'intention d'embaucher un salarié signera un contrat de travail avec ce dernier avant qu'il ne commence à travailler ou le premier jour de travail.

Un contrat de travail est un accord entre les parties par lequel une personne accepte de travailler pour une autre personne et d'exercer ses fonctions en échange d'une rémunération.

Il est recommandé de conclure le contrat de travail par écrit en deux exemplaires (pour l'employé et pour l'employeur), bien que la législation reconnaisse la forme orale.

Il existe deux principaux types de contrats au Luxembourg : le CDI, ou contrat à durée indéterminée, et le CDD, ou contrat à durée déterminée. Le CDI est généralement délivré pour un emploi permanent dans le pays.

CDI ou contrat de travail à durée indéterminée

Un contrat à durée indéterminée n'a pas de date de fin précise et offre la sécurité de l'emploi au salarié. Un contrat à durée indéterminée, ou CDI au Luxembourg, est un accord écrit entre l'employeur et l'employé. Il définit les conditions d'emploi, y compris les fonctions, le salaire, les heures de travail, les délais de préavis et d'autres détails pertinents. Les conditions et la durée de la période d'essai, au cours de laquelle chaque partie peut mettre fin au contrat moyennant un préavis plus court, sont précisées séparément.

CDD ou contrat de travail temporaire

Un contrat à durée déterminée est conclu pour une période déterminée et prend automatiquement fin à l'échéance convenue. Ce contrat est utilisé lorsqu'une entreprise a besoin de remplacer temporairement un employé ou de couvrir un projet ou une charge de travail spécifique. Une période d'essai ne peut pas être imposée dans le cadre d'un contrat à durée déterminée.

Conventions collectives

Dans certains secteurs d'activité au Luxembourg, il existe des conventions collectives entre les associations d'employeurs et les syndicats. Ces conventions fixent des conditions d'emploi supplémentaires que les employeurs doivent respecter dans le secteur concerné. Une caractéristique importante de ces conventions est qu'elles complètent précisément les dispositions du Code du travail en fonction des besoins et des spécificités d'un secteur d'activité particulier.
Emploi
Contrat
Droit
Droit du travail au Luxembourg
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Les employeurs doivent déposer une déclaration d'embauche auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) dans les 8 jours suivant l'embauche d'un salarié.

Comment soumettre une déclaration au CCSS

  1. Soumettre une déclaration d'inscription électronique via SECUline.

    Le fichier "DECAFF" doit être complété dès que le contrat de travail est signé et que le numéro de sécurité sociale valide de l'employé est enregistré. Si le numéro n'est pas disponible, il doit d'abord être obtenu à l'aide du fichier "DEMMAT".

  2. Attendre une réponse du CCSS par courrier.

    Une confirmation est automatiquement envoyée à l'employé et à l'employeur après l'enregistrement. En cas d'erreur dans le remplissage d'un dossier, celui-ci est rejeté et renvoyé à l'entreprise avec le motif du rejet.

Une fois que les employés potentiels ont accepté les termes de leur contrat et l'ont signé, l'employeur peut commencer à les intégrer.

Le processus de personnalisation peut comprendre
Obtention d'une carte d'impôt pour les employés
Apprendre à connaître l'équipe, les projets/processus
Formation et mentorat
Obtenir tous les accès, se connecter aux réunions

Il n'existe pas de processus d'adaptation standard au Luxembourg, chaque employeur l'organisant en fonction de ses valeurs d'entreprise.

Cependant, sans adaptation, l'employé est beaucoup plus lent à s'engager dans le processus de travail, c'est pourquoi cette étape est considérée comme obligatoire pour un emploi réussi. À cette fin, certaines entreprises organisent des journées virtuelles pour une immersion plus douce dans le processus.

Quelques semaines plus tard, j'ai reçu une réponse indiquant que l'employeur était satisfait de mon code. Il a ensuite examiné le travail d'autres candidats et a sélectionné plusieurs personnes pour une session virtuelle. Il s'agit d'une sorte de journée de travail à temps plein avec une immersion totale dans le travail et les tâches réelles, sauf que cela se fait à distance. C'est une expérience très intéressante.

Au cours du processus d'adaptation, il est important de bien expliquer à l'employé tous les aspects organisationnels : faire un briefing complet sur ce qu'il faut enregistrer et comment, quand le salaire sera payé, comment planifier et demander des congés et d'autres questions similaires.

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Foire aux questions (FAQ)

Comment publier une offre d'emploi au Luxembourg ?

Comment embaucher un salarié étranger au Luxembourg ?

Comment obtenir une attestation de l'ADEM pour un employé d'un "pays tiers" ?

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Les sources des photos utilisées: Annie Spratt, Unsplash

Auteurs: Maria, Kadriia
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