Comment embaucher un salarié au Luxembourg
Ce guide explique comment publier correctement un poste vacant, sélectionner un candidat pour ce poste et éviter d'enfreindre la législation sur la protection des données.
La recherche et l'embauche de salariés est une étape importante dans le développement de toute entreprise et un processus complexe qui nécessite une immersion totale. Il est important de savoir quels spécialistes sont nécessaires en ce moment, quels moyens utiliser, comment embaucher des employés en dehors de l'UE et bien d'autres nuances.
Un certain nombre de facteurs, tant internes qu'externes, peuvent entraîner la nécessité d'embaucher un nouveau salarié.
Ce qu'il faut prendre en compte en cas de vacance de poste
- L'employeur doit d'abord considérer et recruter ses anciens employés lorsqu'un nouveau poste se libère dans leur domaine.
- L'employeur doit d'abord informer l'ADEM, puis ses employés temporaires de la vacance du poste (s'il s'agit d'un poste permanent).
Une fois le budget, le profil requis et l'urgence de la sélection déterminés, l'employeur doit soumettre une déclaration de vacance de poste à l'ADEM (Agence nationale pour l'emploi au Luxembourg).
Comment soumettre un poste vacant à l'ADEM
- Remplir le formulaire sur Guichet.lu et l'envoyer à l'ADEM au moins 3 jours avant l'annonce publique de la recherche (dans les médias, sur les portails spécialisés).
Vous pouvez soumettre un avis dans la section "Déclaration d'un poste vacant" en utilisant le formulaire de soumission en ligne.
- Attendre la réponse de l'ADEM à la réception de la déclaration de vacance.
L'Agence nationale pour l'emploi envoie à l'employeur un courrier électronique de confirmation indiquant le nom du consultant chargé de toutes les questions de recrutement.
- Trouver un employé dans les 2 mois
L'offre d'emploi est valable pendant deux mois, après quoi elle sera automatiquement clôturée. Si vous n'avez pas trouvé le bon candidat pendant cette période, vous devez contacter le service d'assistance de l'ADEM et demander une prolongation par e-mail à l'adresse employeur@adem.etat.lu ou par téléphone au +352 247-88000.
- Publier l'offre d'emploi sur EURES, le portail européen sur la mobilité de l'emploi
Après notification à l'ADEM, les employeurs qui souhaitent étendre leur recherche sur le marché européen peuvent utiliser EURES.
Lorsqu'un poste est vacant, les employeurs devraient d'abord envisager d'embaucher leurs anciens employés si un nouveau poste s'ouvre dans leur profil professionnel.
L'ordre de priorité ne s'applique qu'aux :
- Les salariés qui ont annoncé la fin de leur congé de maternité (ou d'adoption) pour se consacrer à l'éducation de leurs enfants.
- Salariés licenciés pour raisons économiques.
- Les salariés titulaires d'un contrat d'initiation à l'emploi (CIE) qui sont devenus chômeurs.
L'employeur ne peut pas engager un autre candidat ayant les mêmes qualifications, préférant le professionnalisme et l'expertise du nouveau candidat. Ce n'est que si l'ancien employé est totalement inadapté au nouveau poste vacant qu'il est possible d'engager un nouveau candidat. Toutefois la priorité dans l'examen des candidats n'est pas une garantie de réemploi. L'ordre de priorité ne s'applique pas :
- Licenciés pour des raisons personnelles et à leur propre demande,
- Licenciée à la fin du congé de maternité, sauf si le motif de licenciement est lié à la nécessité de se consacrer à plein temps à l'éducation des enfants,
- Licencié à la fin d'un contrat à durée déterminée qui n'a pas été renouvelé,
- Les stagiaires, à moins qu'il n'ait été décidé de les intégrer au personnel en tant qu'employés à part entière.
Et s'il viole la procédure il peut être tenu de verser des dommages-intérêts à l'ancien employé.
Tout employeur qu'il s'agisse d'une personne morale ou d'un entrepreneur individuel (indépendant), doit informer l'ADEM au moins 3 jours avant la publication dans diverses sources.
L'employeur doit suivre certaines étapes de base lorsqu'il dépose une offre d'emploi. Le nombre d'étapes peut varier.
- Indiquez le secteur auquel appartient votre entreprise
Par exemple, initiative privée, publique, sociale. Les étapes suivantes diffèrent selon le secteur choisi. En cas vous sélectionnez le secteur privé vous devrez également indiquer si vous êtes une agence pour l'emploi. Alors que si vous sélectionnez le secteur public vous serez immédiatement invité à saisir les coordonnées de l'employeur.
- Fournir des informations sur l'employeur
Nom de l'entreprise, numéro d'identification, adresse du site web. Le numéro d'identification est le numéro d'enregistrement de l'employeur. Il doit comporter 11 ou 13 chiffres, par exemple 2643030177941.
- Remplir les détails de l'emploi
Titre du poste vacant, description du poste vacant, document de description du poste, type de contrat.
- Remplir les exigences du profil du candidat
Formation et qualifications requises, compétences linguistiques, etc.
Une fois que l'ADEM a été notifiée, vous pouvez publier le poste auprès de toutes les sources disponibles susceptibles d'aider à trouver un professionnel.
Portails spécialisés
Salons de l'emploi
Agence de recrutement
Médias sociaux et site web de l'entreprise
Les médias
Recherche par liens de référence
Lorsqu'un employeur commence à rechercher un candidat pour un poste vacant, il a un objectif précis en tête : sélectionner, parmi plusieurs candidats, la personne qui répondra le mieux aux exigences du poste à pourvoir. Cela implique généralement d'évaluer les connaissances, les compétences, les aptitudes et le profil psychologique des candidats potentiels. Les employeurs s'acquittent généralement de cette tâche en interne ou font appel à des agences de recrutement.
Lorsqu'ils recherchent le bon candidat, les employeurs doivent disposer d'une stratégie d'embauche actualisée qui peut comprendre les éléments suivants :
Elle est menée sur la base du CV, de la lettre de motivation et du curriculum vitae du candidat. Parfois, cette étape comprend également un petit test (souvent technique, plus rarement logique) afin d'éliminer les réponses non pertinentes.
En analysant les informations fournies par le candidat, l'employeur ou le recruteur évalue l'expérience professionnelle dans le profil et les résultats, les compétences linguistiques, les connaissances professionnelles, la formation reçue, et tente de déterminer le degré de coïncidence avec la culture de l'entreprise afin de prendre une décision sur la poursuite de l'interaction avec le candidat. S'il y a un test technique, il permet une évaluation partielle des compétences du candidat.
À ce stade, les représentants de l'entreprise apprennent à connaître personnellement les candidats sélectionnés. Selon la structure de l'entreprise, l'entretien peut être mené par les RH et/ou un expert en la matière avec le décideur. Il peut également s'agir de trois entretiens différents, chaque expert évaluant le candidat et transmettant ses observations au décideur.
En même temps, l'entretien peut comprendre une partie d'un entretien littéral, où l'on vous demande de raconter dans l'ordre chronologique votre expérience professionnelle et les tâches que vous avez accomplies, et après un tel entretien, il y a un test de compétences. Toutefois, deux personnes différentes - un recruteur et un expert en la matière - mènent généralement deux entretiens différents : l'un sur l'expérience professionnelle et l'autre sur les compétences. Elles transmettent ensuite leurs observations au décideur. Ensuite, une liste est établie pour les personnes qui passeront un entretien final avec lui.
Il existe un certain nombre de sujets interdits lors de l'entretien : l'orientation, la situation familiale, l'âge, l'appartenance syndicale, les convictions politiques et religieuses, l'origine raciale ou ethnique, l'état de santé. Les questions sur ces sujets doivent être évitées, car il est possible de recevoir un procès de la part d'un demandeur d'emploi dont les droits ont été violés.
Les personnes qui mènent l'entretien doivent vous donner l'occasion de poser des questions qui intéressent le candidat : l'entreprise, le poste et les responsabilités, ainsi que l'organisation de l'équipe.
est un accord avec certains des candidats sur les étapes suivantes : il peut s'agir d'un test, d'un entretien supplémentaire, de la soumission de documents supplémentaires, d'une journée d'essai, etc.
Avant d'envoyer une offre, il est conseillé à l'employeur d'accomplir les formalités nécessaires. Demandez au candidat de compléter le processus KYC, au cours duquel il doit soumettre les documents nécessaires (la liste varie dans chaque cas spécifique, il est préférable de vérifier auprès de juristes).
Il est également conseillé de demander au candidat les coordonnées de personnes de référence qui peuvent être contactées pour confirmer le parcours professionnel et les qualités personnelles du candidat. Toutefois, il est important de rappeler que la collecte de données à caractère personnel auprès des candidats doit s'accompagner de leur consentement inconditionnel.
Le résultat de cette étape est de disposer de toutes les informations nécessaires sur le candidat pour prendre une décision finale et envoyer une offre.
Vous pouvez formaliser votre intention d'embaucher un candidat en soumettant une offre d'emploi ou un engagement d'embauche (engagement d'embauche ou lettre d'engagement).
Offre
Engagement
Le résultat de cette étape est l'intention et la volonté de signer un contrat de travail avec le candidat sélectionné.
Tout employeur qui a l'intention d'embaucher un salarié signera un contrat de travail avec ce dernier avant qu'il ne commence à travailler ou le premier jour de travail.
Un contrat de travail est un accord entre les parties par lequel une personne accepte de travailler pour une autre personne et d'exercer ses fonctions en échange d'une rémunération.
Il est recommandé de conclure le contrat de travail par écrit en deux exemplaires (pour l'employé et pour l'employeur), bien que la législation reconnaisse la forme orale.
Il existe deux principaux types de contrats au Luxembourg : le CDI, ou contrat à durée indéterminée, et le CDD, ou contrat à durée déterminée. Le CDI est généralement délivré pour un emploi permanent dans le pays.
CDI ou contrat de travail à durée indéterminée
CDD ou contrat de travail temporaire
Conventions collectives
Les employeurs doivent déposer une déclaration d'embauche auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) dans les 8 jours suivant l'embauche d'un salarié.
Comment soumettre une déclaration au CCSS
- Soumettre une déclaration d'inscription électronique via SECUline.
- Attendre une réponse du CCSS par courrier.
Une confirmation est automatiquement envoyée à l'employé et à l'employeur après l'enregistrement. En cas d'erreur dans le remplissage d'un dossier, celui-ci est rejeté et renvoyé à l'entreprise avec le motif du rejet.
Une fois que les employés potentiels ont accepté les termes de leur contrat et l'ont signé, l'employeur peut commencer à les intégrer.
Il n'existe pas de processus d'adaptation standard au Luxembourg, chaque employeur l'organisant en fonction de ses valeurs d'entreprise.
Cependant, sans adaptation, l'employé est beaucoup plus lent à s'engager dans le processus de travail, c'est pourquoi cette étape est considérée comme obligatoire pour un emploi réussi. À cette fin, certaines entreprises organisent des journées virtuelles pour une immersion plus douce dans le processus.
Quelques semaines plus tard, j'ai reçu une réponse indiquant que l'employeur était satisfait de mon code. Il a ensuite examiné le travail d'autres candidats et a sélectionné plusieurs personnes pour une session virtuelle. Il s'agit d'une sorte de journée de travail à temps plein avec une immersion totale dans le travail et les tâches réelles, sauf que cela se fait à distance. C'est une expérience très intéressante.
Au cours du processus d'adaptation, il est important de bien expliquer à l'employé tous les aspects organisationnels : faire un briefing complet sur ce qu'il faut enregistrer et comment, quand le salaire sera payé, comment planifier et demander des congés et d'autres questions similaires.
Foire aux questions (FAQ)
Comment publier une offre d'emploi au Luxembourg ?
L'ADEM doit être informée au moins 3 jours avant la publication ouverte de l'offre d'emploi, par exemple sur des sites Internet spécialisés.
Comment embaucher un salarié étranger au Luxembourg ?
Comment obtenir une attestation de l'ADEM pour un employé d'un "pays tiers" ?
Tu peux demander une attestation dès qu'une offre d'emploi est publiée ou à tout moment pendant sa période de validité (2 mois à partir de la date de publication). Pour ce faire, tu dois laisser une demande d'attestation en contactant le service de la main d'œuvre étrangère de l'ADEM par e-mail à info.moe@adem.etat.lu.