Avantages de l'externalisation des services comptables et questions à poser à votre entreprise

Pourquoi externaliser les services de comptabilité ?

Les comptables traditionnels offrent une touche pratique : des réunions en personne, des documents tangibles et une présence constante. Pour les entreprises bien établies, cette approche est toujours d'actualité, mais il s'agit d'un vestige d'une époque plus lente, marquée par des saisies manuelles, des documents envoyés par courrier électronique et des analyses approximatives. Dans toute l'Union européenne, les petites et moyennes entreprises, qui représentent 99,8 % des entreprises non financières, sont confrontées à des contraintes de temps liées à la mise en conformité avec la législation européenne et à la tenue de la comptabilité, un véritable gouffre que les micro-PME, qu'il s'agisse d'une boulangerie locale ou d'un graphiste indépendant, ne peuvent ignorer.

Les services de comptabilité en ligne offrent une proposition de valeur très différente. La plupart des plateformes modernes proposent des tableaux de bord en temps réel, une facturation automatisée, une catégorisation des dépenses assistée par l'IA et des intégrations bancaires transparentes. Au lieu d'attendre une réunion trimestrielle, vous pouvez suivre votre santé financière à la demande.

Les tendances récentes indiquent un intérêt croissant pour l'externalisation, avec des recherches sur "l'externalisation de la comptabilité" qui ont bondi de près d'un cinquième en 2023. À plus grande échelle, les dépenses mondiales en services d'externalisation pour les tâches professionnelles ont bondi de plus de 40 % depuis 2019, reflétant une nette évolution vers des solutions externes pour les besoins des entreprises.

Un récent rapport de Clutch souligne encore la popularité de l'externalisation, puisque 37 % des petites entreprises externalisent déjà des services de comptabilité ou d'informatique. Près d'un quart de ces entreprises citent l'amélioration de l'efficacité comme la principale raison de l'externalisation, suivie par l'augmentation de l'expertise disponible (18 %), la flexibilité (16 %) et la possibilité pour les employés de se concentrer sur d'autres tâches (15 %).

Peser le pour et le contre de la comptabilité : externalisation, traditionnelle ou numérique

Les experts considèrent l'externalisation avant tout comme un avantage stratégique. Les équipes externes apportent des connaissances spécialisées, en gardant une longueur d'avance sur les codes fiscaux de l'UE et les politiques complexes du GDPR, que les employés internes pourraient avoir du mal à égaler sans se tenir constamment à jour grâce à des formations supplémentaires. Mais ce n'est pas tout.

Une connaissance approfondie de l'entreprise garantit un contrôle étroit et régulier avec un comptable à temps plein. L'expertise locale sans engagement réduit les coûts à long terme avec un comptable externe. L'accès aux données en temps réel accélère les décisions financières grâce à la comptabilité numérique en ligne.

Avantages de l'externalisation des services de comptabilité

Dans toute l'Europe, les entreprises s'engagent dans cette voie pour des raisons pratiques. 37 % des petites entreprises externalisent leur comptabilité, souvent pour éviter des coûts fixes tels que le salaire annuel de 50 000 euros d'un comptable à temps plein en Europe occidentale. L'externalisation limite ces coûts à 1 000 euros par mois pour les entreprises de taille moyenne.

Les comptables modernes sont impatients d'adopter le big data et l'analytique. Heureusement, les plateformes et les outils numériques offrent déjà ce potentiel sans que les comptables aient à le construire à partir de zéro. Alors que les comptables traditionnels peuvent être réticents à s'adapter, les équipes comptables externalisées utilisent ces outils pour assurer la circulation des données en temps réel. Cela permet aux entreprises d'identifier rapidement les problèmes de trésorerie ou les erreurs, avant qu'ils ne se transforment en problèmes plus importants, et d'améliorer la prise de décisions financières.

L'externalisation réduit également les risques, d'un point de vue professionnel. Les entreprises externes disposent souvent d'un réseau d'experts parlant plusieurs langues et connaissant les tenants et les aboutissants des régions difficiles et variées de l'Europe. Au-delà des économies et de la technologie, il y a un avantage humain : vous abandonnez les feuilles de calcul pour une planification à grande échelle.

Les aspects potentiellement défavorables de l'accord

Les comptables traditionnels sont au bout du couloir et rendent compte instantanément. Les équipes externalisées sont souvent éloignées, parfois de plusieurs continents. Un prestataire en Pologne peut être en train de ronfler alors que vous êtes en train de respecter un délai en Irlande. Il s'agit d'un défi permanent, même si l'externalisation est en plein essor.

Les cyberattaques frappent durement - les données financières sont une cible privilégiée. Alors que les grandes entreprises cryptent et se conforment à la réglementation, les plus petites peuvent lésiner et risquer des fuites. Les configurations traditionnelles conservent les fichiers au niveau local, ce qui réduit l'exposition, en particulier dans les secteurs réglementés tels que la santé.

La question de savoir si l'externalisation des services comptables vous conviendra dépend fortement de votre domaine professionnel : s'il est trop spécialisé, certains services identiques ne conviendront pas. Avec la demande croissante d'externalisation spécialisée, les services génériques risquent de ne pas être à la hauteur.

Test. Une comptabilité externalisée peut-elle convenir à mon entreprise ?

24 % des entreprises britanniques externalisent leur comptabilité, mais certaines reviennent sur leur décision lorsque les économies réalisées deviennent incertaines. C'est un pari : efficacité ou contrôle. Pourtant, les avantages de l'externalisation de la comptabilité pour les entrepreneurs, tels que la libération de 20 heures par mois pour la stratégie, font souvent pencher la balance.

Ce test rapide vous aidera à déterminer si votre entreprise est prête à remettre les chiffres et à passer à la comptabilité en ligne externalisée. Avec seulement 8 questions, vous obtiendrez un aperçu clair de la façon dont la comptabilité dématérialisée pourrait s'adapter ou non à votre structure.

La hausse de 40 % des dépenses d'externalisation au niveau mondial est le signe d'un changement, alimenté par les réductions de coûts et les outils numériques qui accompagnent ou remplacent, dans certains cas, les comptables traditionnels. Pourtant, les risques, les lacunes en matière de contrôle et les problèmes de sécurité nous rappellent qu'il ne s'agit pas d'une panacée. En examinant les données et en interrogeant vos fournisseurs, vous serez en mesure d'opter pour un choix qui tient moins compte de l'engouement pour l'externalisation que de vos résultats financiers.