Старт и развитие

Как организовать удаленную работу в Люксембурге

Удалённая работа в Люксембурге требует от работодателя и сотрудника знания базовых правовых актов, регулирующих эту сферу. В этом гиде мы подробно разбираем сложности, которые могут возникнуть, а также рассматриваем права и обязанности обеих сторон.

Шаги

Удалённая работа стала незаменимой частью современного бизнеса, и всё чаще как сотрудники, так и руководители отдают предпочтение именно такой форме занятости. Однако в Люксембурге есть определённая процедура по переводу работника на удалённый режим.

Изучите нормативные акты

Онлайн

Бесплатно

1 час

Развернуть

Удалённая работа в Люксембурге регулируется Генеральным коллективным соглашением (GCA) от 20 октября 2020 года. В нем прописаны основные правила и условия для эффективного функционирования режима. Также оно закрепляет порядок действий для предотвращения спорных ситуаций.

Ключевые правовые положения:

Удаленная работа должна быть взаимно согласована работодателем и работником. Работодатель не может заставить работника работать удаленно
GCA подчеркивает право на отключение в нерабочее время, гарантируя, что у удаленных работников будут такие же границы, как и у сотрудников, работающих в офисе
Работодатели должны обеспечить равное обращение с удаленными и офисными сотрудниками в отношении условий труда, вознаграждения, возможностей продвижения по службе и доступа к обучению
Если удаленный работник проживает за пределами Люксембурга, работодатель должен заявить об этом в Центре социального обеспечения (CCSS)
Налоговые последствия зависят от двусторонних соглашений между Люксембургом и страной проживания удаленного работника.

Работодатель также должен гарантировать внедрение надёжной технологической инфраструктуры для ведения удалённой работы сотрудником:

Безопасные ИТ-системы

Работодателям необходимо обеспечить безопасный удаленный доступ к ИТ-системам и данным компании, чтобы обеспечить эффективность работы.

Средства коммуникации

Эффективное общение имеет первостепенное значение. Оснащение сотрудников инструментами для видеоконференций, платформами для обмена мгновенными сообщениями и программным обеспечением для совместной работы способствует беспрепятственному взаимодействию.

Эргономика

Работодатели могут нести ответственность за создание эргономичной обстановки домашнего офиса для улучшения здоровья и благополучия сотрудников. Однако это не является прямой обязанностью работодателя.

Что касается прямых обязанностей, то здесь GСA устанавливает 4 правила:

Разработка политики

Создание четкой и всеобъемлющей политики удаленной работы с изложением критериев приемлемости, рабочего времени, предоставления оборудования, протоколов связи и мер безопасности данных имеет жизненно важное значение.

Обучение

Обучение сотрудников инструментам удаленной работы, практикам кибербезопасности и методам управления временем дает им возможность преуспевать в удаленной среде.

Управление производительностью

Установление четких ожиданий в отношении производительности и эффективные методы удаленной оценки производительности обеспечивают постоянную производительность.

Коммуникация и сотрудничество

Формирование культуры открытого общения и сотрудничества посредством регулярных виртуальных встреч, упражнений по построению команды и инициатив по обмену знаниями имеет решающее значение для поддержания командного духа и вовлеченности сотрудников.

Ознакомьтесь с вариантами рабочих графиков

Онлайн

Бесплатно

10 минут

Развернуть

Удалённая работа является одной из разновидностей нетипичного графика работы. Помимо неё существует ещё три разновидности. Изучите их, возможно, вы найдёте более подходящее решение:

Гибкий график работы

Позволяет сотрудникам корректировать свое ежедневное или еженедельное рабочее время в установленные сроки. Иными словами, работник не обязан присутствовать на месте с 9 до 6, а может использовать наиболее приемлемый распорядок. Важное условие: работодателя должно устраивать качество работы, а количество часов не должно быть ниже установленной в компании нормы.

Сокращение рабочего времени

Эта договоренность позволяет сотрудникам работать меньше часов в неделю по сравнению со стандартным контрактом на полный рабочий день. Чаще всего этой опцией в Европе пользуются женщины, но никто не запрещает мужчинам также рассмотреть этот вариант.

Распределение должностей

Эта схема предполагает, что два или более сотрудников разделяют обязанности на одной должности с полной занятостью. Это позволяет снизить нагрузку на одного сотрудника и повысить его качество жизни.

Если ни один из вариантов не подходит, переходите к следующему шагу.

Договоритесь с сотрудником

Онлайн и офлайн

Бесплатно

до 1 недели

Развернуть

Переговоры с потенциальным удалёнщиком — важная часть процесса согласования.

Удалённая работа не является ни правом, ни обязанностью

Это значит, что работодатель не может принудительно отправить сотрудника на дом. Так же как и сотрудник не может требовать от работодателя удалённой работы. Всё это возможно только с обоюдного согласия.

Важно также понимать, что правила перехода на дистанционную работу зависят от времени пребывания работника дома. Если это незначительная часть (меньше 10%) рабочего времени, то работнику достаточно письменного согласия работодателя. Получить его как лично, так и на рабочую почту.

Если удалённая работа имеет регулярный характер, то есть занимает больше 10% времени, работник и работодатель обязаны заключить письменный договор.

В нём прописывается:

место удаленной работы;
часы и дни недели, когда работодатель должен быть на связи с работником;
условия возможной компенсации пособий в натуральной форме, утраченных в результате удаленной работы;
ежемесячная фиксированная ставка расходов на подключение и связь;
условия перехода или возврата к традиционной организации труда.

Трансграничные работники

Если вы хотите перевести на удалённую работу сотрудника, проживающего в другой стране, не будет лишним напомнить ему про налогообложение и систему социального обеспечения Люксембурга.

Эта часть не является обязательной для работодателя, но так вы покажете свою заинтересованность в благополучии сотрудника.

Проблема в том, что для жителей других стран действуют определённые квоты на предельные сроки удалённой работы в год. Для Франции, Бельгии и Германии это 34 дня.

Если число удалённых дней сотрудника меньше или равно этому значению, то он продолжает платить налоги в Люксембурге. Если превышает — налоги начисляются по законам страны проживания.

То же самое касается системы социального обеспечения. Однако в этом случае квота выше: 49,9% рабочего времени максимум, то есть порядка 112 дней ежегодно. Если порог превышен, работник теряет свою принадлежность к CCSS.

Напоминаем, что работодатель обязан проинформировать CCSS, если работник на удалёнке проживает за пределами Люксембурга.

Учтите дополнительные расходы

Онлайн и офлайн

До 1000 евро

1 час

Развернуть

Переводя сотрудника на работу на дому, работодатель берёт на себя часть финансовых обязательств по содержанию.

Техника и рабочие инструменты

Работодатель может предоставить технические средства, необходимые сотрудника для удалённой работы. В таком случае сотрудник не имеет права требовать дополнительные компенсации.

Сэкономленные расходы

Работодатель не вправе требовать от своего сотрудника компенсацию непотраченных средств. Например, вы не можете вычесть из зарплаты специалиста расходы на дорогу, которые он сберёг благодаря удалёнке.

Компенсации за работу

Работодатель обязан компенсировать затраты, связанные непосредственно с выполнением обязанностей. К ним относятся: интернет, связь, топливо, если сотрудник использует личный автомобиль для деловых поездок, свет и некоторые другие. Подробно все типы компенсаций необходимо прописать в договоре. В некоторых случаях работодатель может возместить затраты на новую мебель для работы: кресло и стол.